Jak niszczyć dokumenty efektywnie i ekologicznie?

W Twoim przedsiębiorstwie przetwarza się każdego dnia niezliczone ilości dokumentacji, a stanie przy niszczarce wydaje Ci się męczące i mało efektywne? W rzeczy samej nawet najlepsze modele niszczarek biurowych posiadają spore ograniczenia pod względem ilości jednocześnie niszczonych kartek, a także czasu potrzebnego na ich zutylizowanie. W prostym rozrachunku, aby efekty niszczenia dużych ilości dokumentów były zauważalne, wymaga to czasu albo większej liczby niszczarek obsługiwanych przez kolejnych pracowników. Niestety należy też pamiętać, że niszczarka nie może pracować w trybie ciągłym, każde urządzenie ma jakiś czas przerobowy zanim ulegnie przegrzaniu, a wtedy czas poświęcony na niszczenie dodatkowo się wydłuża. Czy istnieje lepsze wyjście z tej sytuacji niż poleganie na niszczarkach w przestrzeniach biurowych? Tak, znacznie lepszym pomysłem dla dużych i średnich firm będzie pomoc firmy profesjonalnie niszczącej dokumenty, która szybko i skutecznie rozwiąże problemy z zalegającą dokumentacją, a do tego sprawi, że zutylizowana dokumentacja po procesie recyklingu otrzyma drugie życie. 

Firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów różnią się między sobą nie tylko doświadczeniem w branży i cennikiem, ale także wachlarzem oferowanych usług. Dobrze znaleźć firmę wszechstronną, która będzie w stanie spełnić wszystkie nasze wymagania związane z utylizacją dokumentów i nośników danych, tak aby w razie zapotrzebowania móc skorzystać z jej pomocy w przyszłości. W przedsiębiorstwie, w którym przetwarza się duże ilości dokumentów, zasadniczno mamy dwie opcje działania: masowe niszczenie lub cykliczna utylizacja. Czym się różnią i kiedy je stosować? 

Masowa utylizacja dokumentów stosowana jest najczęściej w sytuacjach, kiedy w przedsiębiorstwie kończy się miejsce na dalsze składowanie i przechowywanie dokumentów, gdy w pomieszczeniach zalega duża ilość przestarzałej dokumentacji bądź też podczas zmiany siedziby lub archiwum firmy. Sytuacji może być wiele, jednak nie ulega wątpliwości, że masowe niszczenie dokumentacji przez firmę zewnętrzną to usługa ciesząca się największym zainteresowaniem wśród zleceniodawców. Wynika to z faktu, że w szybki i łatwy sposób, niezależnie od okoliczności, możemy pozbyć się wszystkich starych, zalegających lub niepotrzebnych dokumentów. Wystarczy zamówić usługę, a firma zewnętrzna zrobi za nas resztę – nie tylko zniszczy w bezpieczny i trwały sposób całość dokumentacji, ale także załaduje i przetransportuje wszystko w cenie. Problem z głowy na dłuższy czas! 

Jeśli już doprowadzimy swoje przedsiębiorstwo do porządku, aby ponownie nie narobić sobie zaległości w niszczeniu papierów, warto pomyśleć o rozwiązaniu, które pozwoli nam uniknąć kłopotu w przyszłości. Tutaj mamy do czynienia z drugim sposobem efektywnego niszczenia, czyli cyklicznym niszczeniem dokumentacji. Może ono odbywać się na kilka sposób: zamawiane w razie potrzeby lub wedle ustalonego harmonogramu mobilne niszczenie w siedzibie Twojej firmy lub przechowywanie zbędnych akt w bezpiecznych szafkach na dokumenty, które sprawnie zastąpią niszczarki, przy praktycznie żadnym wysiłku ze strony osób odpowiedzialnych za utylizację dokumentów w Twojej firmie. W jaki sposób szafki mają zastąpić niszczarki? Dzięki systemowi szafek RODO Twoi pracownicy zamiast niszczyć lub wyrzucać dokumenty do śmietnika, będą wrzucać je do szafek, a te po upływie wyznaczonego czasu, będą opróżniane i niszczone przez firmę zewnętrzną. Sposób szybki i łatwy, ale czy jednocześnie bezpieczny? Oczywiście, że tak! Bezpieczne szafki posiadają otwór wsypowy, służący do umieszczania w nich papierów oraz drzwiczki zamykane na zamek, do którego klucz posiadasz tylko Ty i przedstawiciele wynajętej firmy. Dodatkowo drzwiczki są plombowane, więc nie ma możliwości, aby ktoś dostał się do szafek bez Twojej wiedzy. Zatem nie ma możliwości, aby ktoś niepowołany dostał się do dokumentacji i sprzeniewierzył Twoje informacje. Pozostaje tylko jedno ale, aby system działał sprawnie, musisz tylko porozstawiać szafki w strategicznych punktach swojego biura.

Może się wydawać, że zlecanie niszczenie dokumentów firmie zewnętrznej nie jest ekologiczne – w końcu uruchamianie całej maszynerii może źle wpłynąć na środowisko. Tymczasem najlepsi profesjonaliści z branży bardzo dbają o to, aby ich przedsiębiorstwo było EKO. Co to znaczy? Otóż bardzo często zniszczone dokumenty przechodzą proces recyklingu, w wyniku którego otrzymują drugie życie jako papier. Niektóre firmy sadzą nawet drzewa za oddanie określonej ilości akt do zniszczenia! Skorzystaj z usług profesjonalistów, a przekonasz się sam, że warto.

Źródło: Essi – niszczenie dokumentów